¡Ojo! A la hora de escribir un e-mail, no siempre menos es más

¡Ojo! A la hora de escribir un e-mail, no siempre menos es más

El menos es más está de moda, tanto que está a punto de pasar de moda. Lo aplicamos a todo: más vale hablar 2 minutos que 5, si lo que vas a decir en 5 lo puedes decir en 2, por ejemplo. Y muchas veces puede que sea cierto pero en el caso que hoy nos ocupa, el de la redacción de e-mails, la cosa no está tan clara.

A la hora de contactar con otra persona vía mail, especialmente cuando hablamos de atención al clienteacción comercial comunicación de equipos, ahorrar en palabras te puede salir muy caro.

El principio básico para escribir un e-mail eficaz está en comprender que el receptor no tiene por qué leer el correo como lo leería el que lo escribe. A veces escribimos en un momento de nervios, exceso de trabajo... Y buscamos decir lo máximo en el mínimo tiempo. Pero, ¿qué pasa con el receptor? Puede que él no esté en una situación de nervios y que tu 'falta de modales' o de 'simpatía' le siente fatal.

Una vez aceptado, pues, que el que lee no es el que escribe, aquí va la primera clave para escribir un e-mail eficaz: no pases por alto las formas. ¿Verdad que cuando te citas con tu cliente intentas ser lo más correcto posible? ¡Lo mismo en el e-mail! Saluda, desea un buen día, ¡sé amable!, el lector lo agradecerá y contestará tu e-mail más rápido y de forma más benévola.

¿Ya escribes e-mails 'educados'?, ¡da un paso más! Demuestra empatía en tu e-mail, habla de lo que compartes con esa persona. No hay nada más incómodo que recibir un e-mail que sientes que se ha enviado a infinitas personas, mismo contenido y misma forma. Tu receptor tiene un nombre, ¡demuéstrale que sabes a quién le hablas! ¿Has compartido algún momento con esa persona? ¡Demuéstrale que te acuerdas de él y que le hablas 'de tú a tú'! ¿Conoces alguna de sus preocupaciones? ¡Demuéstrale que te apetece echarle una mano, saber cómo se encuentra, etc.!

Y, por último, volvemos al principio: ¡menos no es siempre más! No escatimes en palabras. Asegúrate que lo que quieres decir queda claro y, si en lugar de una frase necesitas dos, ¡adelante! Personalmente, prefiero no dejar espacio a las dudas que ahorrar en caracteres (¡que ya no nos cobran por palabras como con los SMS!).

Si me has leído desde el principio y has llegado hasta aquí, puede que ahora digas: ¡Muy bien!, ¿y de dónde saco el tiempo para esto? Es cierto, hacer las cosas bien muchas veces implica una inversión (de tiempo o dinero). Que no te dé miedo invertir en mejores relaciones (tanto dentro del equipo, como con tus clientes, como con tus acciones comerciales). Más pronto que tarde, agradecerás la inversión.

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